Carte virtuelle - Guide de l'usager - Fournisseur

Sélectionnez l’onglet Cartes créées.

Recherchez la carte et cliquez sur le lien du nom.

Cliquez sur Désactiver.

Tâches d’administration générale du programme

Selon vos droits d’accès, vous pouvez exécuter des tâches de gestion de programme supplémentaires sur le portail Web. Voici les tâches que vous pourriez exécuter :

Créer un profil d’utilisateur pour un fournisseur ou un approbateur

Rechercher des fournisseurs existants

Consulter et modifier des profils

Modifier les paramètres de l’entreprise (p. ex., changement d’adresse)

Créer et mettre à jour un profil d’utilisateur

Cliquez sur Créer un nouveau profil d’utilisateur pour permettre à un autre administrateur de programme de créer ou d’approuver des cartes.

Indiquez les renseignements de profil.

Cliquez sur Enregistrer.

Pour mettre à jour un profil, cliquez sur Consulter et modifier des profils.

Sélectionnez le profil.

Cliquez sur l’icône Modifier.

En savoir advantage : Vous ne pouvez pas modifier le courriel ou le numéro de téléphone. Vous pouvez modifier le rôle attribué ou ajouter un rôle (ajouter le rôle d’approbateur à un approbateur existant). Créez un nouveau profil d’utilisateur si vous avez besoin d’une adresse de courriel différente pour cette personne.

En savoir advantage : Si votre organisation utilise le flux de travail d’approbation, vous devez créer vos approbateurs en utilisant ce processus. Vous pouvez ajouter le rôle d’approbateur à un fournisseur existant. Vous pouvez également basculer entre l’affichage du rôle d’approbateur d’un utilisateur et son rôle de fournisseur.

Modifier l’adresse de votre entreprise

Pour mettre à jour l’adresse de votre organisation, cliquez sur Paramètres.

Sélectionnez le profil.

Cliquez sur l’icône Modifier.

 

Mettez à jour l’adresse de votre entreprise.

Cliquez sur Enregistrer

Flux de travail d’approbation

Votre organisation peut établir un processus d’approbation de flux de travail pour la configuration des cartes. Les trois principales tâches pour utiliser le flux de travail sont les suivantes :

Préciser les paramètres du flux de travail d’approbation

Créer des approbateurs

Approuver ou refuser les demandes de carte

Préciser les paramètres du flux de travail d’approbation

Pour mettre à jour l’adresse de votre organisation, cliquez sur Paramètres

Dans l’onglet Approbation, sélectionnez l’option pour activer l’approbation de carte unique ou de cartes multiple.

Précisez les seuils d’approbation et le montant (p. ex., exiger une approbation pour les cartes dont les limites de crédit sont supérieures à 1 000 $ et dont les périodes de validité sont de plus de 30 jours).

Permettez aux titulaires de carte de demander des cartes, si vous le souhaitez.

Cliquez sur Enregistrer.

 

Créer des approbateurs

Sélectionnez le rôle d’approbateur pour faire de l’utilisateur un approbateur.

Cliquez sur Enregistrer.

En savoir davantage : Les approbateurs reçoivent un courriel après avoir configuré leur profil d’utilisateur qui leur indique qu’ils sont des approbateurs et les invite à s’inscrire sur le portail Web. Ils effectuent toutes leurs tâches d’approbation sur le portail Web.

Approuver ou refuser des demandes de carte

Un approbateur approuve ou refuse les demandes de carte unique et/ou en bloc. Si l’approbateur refuse la demande de carte, il doit fournir une raison. Les approbateurs utilisent le portail Web pour effectuer leurs tâches.

Les approbateurs reçoivent un courriel lorsqu’ils ont une demande de carte prête à être examinée et approuvée/refusée.

Connectez-vous au portail Web pour accéder à la liste des demandes de carte qui doivent être approuvée.

Filtrez et triez la liste, au besoin.

Cliquez sur le numéro de la demande pour consulter les détails.

Cliquez sur Refuser ou Approuver.

Le processus d’approbation d’un lot de demandes de carte à partir d’un fichier groupé est le même.

Sélectionnez le lot et cliquez sur Refuser ou Approuver.

En savoir davantage : Si vous sélectionnez Approuver, le système crée la carte immédiatement. Si vous refusez une demande de carte, vous devez fournir une raison. Lorsque vous approuvez une demande de carte, le système envoie un courriel au fournisseur et au titulaire de carte. Lorsque vous refusez une demande de carte, le système envoie également un courriel au fournisseur et/ou au titulaire de carte (selon la personne qui a demandé la carte).

Annuler une demande de carte refusée

Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs demandes de carte refusée et les approuver, et ainsi annuler les refus. Vous pouvez filtrer la liste des demandes de carte refusée et y effectuer une recherche pour trouver celles que vous souhaitez annuler (p. ex., rechercher toutes les demandes refusées inférieures à 500 $). Cliquez sur le lien du numéro de la demande pour consulter les details.

 

Pour annuler une demande de carte refusée, sélectionnez la demande de carte refusée.

Cliquez sur Approuver.